Le point sur le rôle de la copropriété

Chaque copropriété doit être gérée par un syndicat de copropriété composé de personnes professionnelles ou non qui sont en charge de tenir les finances et les documents administratifs de la copropriété.

En tant que personne civile, le syndicat élit un mandataire qui aura la tâche d’exécuter toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
Il peut être :

• Non professionnel :
  il s’agit ici d’une candidature bénévole de la part d’un des copropriétaires ou d’un conseil syndical regroupant sous une forme de coopération plusieurs copropriétaires.
• Professionnel :
  dans ce cas le syndic est une personne physique exerçant en son nom propre ou pour une société. Il doit, dans tous les cas, justifier d’une carte professionnelle de « gestion immobilière », d’une assurance responsabilité professionnelle et posséder une garantie financière suffisante pour assurer le remboursement des fonds de la copropriété, en cas de litiges.

Avant de procéder au vote, le syndic devra remettre à tous les copropriétaires un document listant tous les projets. La nomination est obtenue à la majorité absolue qui compose la copropriété. Le nouveau syndic élu reçoit alors un mandat qui prend la forme d’un contrat règlementé.
S’il n’est pas obligatoire dans le cas d’un syndic de bénévoles, ce contrat est toutefois conseillé.

La durée du mandat ne peut excéder 3 ans. Tous les 3 ans, une « mise en concurrence » doit obligatoirement être réalisée. Chaque copropriétaire reçoit alors avant l’assemblée, d’autres projets de contrat de syndic pour que ces derniers puissent être étudiés en vue du vote.

Cette mise en concurrence n’est pas obligatoire dans le cas où l’assemblée des copropriétaires a voté pour sa renonciation à la majorité absolue ou si la copropriété est dépourvue de conseil syndical. Le marché local concernant le syndic ne permet souvent pas cette mise en concurrence, entraînant de ce fait la demande de renonciation par l’assemblée.

Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

La mission principale réside dans la gestion et l’entretien de l’immeuble. Pour être valide et reconnu, l’immatriculation de la copropriété sur un registre est obligatoire. Ce document recense l’identité du syndicat, sa date de création, ainsi que le nombre et la nature de chaque lot. Il doit pour cela, tenir à jour une liste précise de chaque copropriétaire et du lot lui appartenant. Le syndic est ensuite en charge de :

La comptabilité de l’immeuble

Il tient à jour la comptabilité et établit le budget prévisionnel. Il est également en charge de la présentation des comptes lors de l’assemblée des copropriétaires.
Pour suivre chaque dépense de près, il est mandaté pour la signature des contrats, du carnet d’entretien jusqu’ à la demande de réalisation de gros travaux. Il est également capable de prendre lui-même la décision de faire effectuer tous les menus travaux nécessaires pour assurer l’entretien courant de la copropriété. C’est aussi à lui que revient la conservation de toutes les archives.

La gestion du personnel de la copropriété

Le syndic de copropriété est le responsable direct de toutes les personnes employées par le syndicat. Sous son autorité directe, les jardiniers, gardiens ou concierges s’en réfèrent donc à lui pour tout ce qui concerne les fiches de salaires, les congés, les remplacements, arrêts maladie…
Si le syndic réalise les entretiens et s’occupent des embauches et des licenciements éventuels, il ne peut en revanche prendre la décision d’embaucher du personnel supplémentaire sans une directive de l’assemblée des copropriétaires.

Représenter la copropriété

En tant que mandataire, il est le représentant légal de la copropriété, que ce soit vis-à-vis de tiers ou d’organisations diverses. Chaque contrat est signé au nom de la copropriété. Il est de son devoir de faire exécuter le règlement de copropriété ainsi que les décisions prises lors des assemblées et de tenir informés de ces dernières tous les copropriétaires en diffusant les informations nécessaires.
Il agit également en justice lorsque cela devient nécessaire. Il est en revanche pleinement responsable des fautes commises pendant son mandat.

Le syndic peut-il être déchu de ses fonctions avant la date du terme de son mandat ?

Si les copropriétaires jugent que les faits qui lui sont reprochés sont trop graves, la décision de révoquer le syndic peut alors être prise en assemblée générale.
Si une assemblée est prévue prochainement, vous pouvez demander à ce que cette révocation soit inscrite à l’ordre du jour.

Dans le cas où le syndic refuse votre demande ou que la date de la prochaine assemblée est trop lointaine, il faudra alors procéder à la convocation d’une assemblée extraordinaire durant laquelle la révocation du syndic devra être votée à la majorité absolue.