C’est souvent en période de crise que les dirigeants s’interrogent sur les moyens d’optimiser les dépenses de leurs entreprises. En réalité, une maîtrise des coûts s’impose même en période de prospérité. Il s’agit en effet d’un levier de rentabilité qui a automatiquement des conséquences sur la compétitivité de la structure. Voici quelques pistes à explorer pour réduire judicieusement vos dépenses.

Vers une rationalisation des dépenses

Aucune entreprise ne peut fonctionner sans effectuer d’achats. En revanche, il y a des dépenses utiles et des achats superflus. Un audit est donc indispensable pour distinguer les postes essentiels des achats facultatifs, voire inutiles. Pour ce faire, il est indispensable de déterminer la nature précise des différents achats et les services/départements pour lesquels ils sont destinés.

L’analyse de prix est également essentielle, ce qui passe par l’identification des fournisseurs. Pensez à consulter les tarifs pratiqués chez les concurrents et essayez de négocier des remises. Le cas échéant, n’hésitez pas à changer de fournisseur pour accéder à des produits/prestations de qualité équivalente à des coûts moins élevés.

La rationalisation est indissociable de l’évaluation de la rentabilité des achats. L’audit mettra la proportion des dépenses par rapport au chiffre d’affaires, ce qui vous permettra d’évaluer les performances financières de votre entreprise.

Notez que l’utilisation d’une carte corporate simplifie le suivi des dépenses dont la gestion en temps réel est centralisée.

Vers une politique anti-gaspillage

De nombreuses entreprises ont l’habitude de se constituer un stock important, notamment en matière de consommables. Effectivement, la prévoyance permet d’éviter les ruptures de stock qui pénaliseraient la production. Cependant, prévoir trop large a également des inconvénients.

Si les dates de péremption sont dépassées alors que les produits n’ont pas été utilisés, ils finissent automatiquement en déchetterie. Si les tendances évoluent, rendant les matières premières stockées obsolètes, il faudrait acheter d’autres produits pour rester compétitif. Il est donc plus judicieux de prévoir un stock juste, quitte à augmenter la fréquence des achats.

Par ailleurs, le recyclage est une excellente option. Tant que des produits peuvent être transformés/valorisés, mieux vaut leur offrir une seconde vie que de les jeter systématiquement. Non seulement les coûts sont optimisés mais votre entreprise réduira ses impacts environnementaux.

Vers une réduction des frais généraux

On pourrait penser qu’il est impossible de rogner sur les frais de fonctionnement : loyer, factures d’énergie, mobilier, matériel informatique… S’ils n’ont pas d’incidence directe sur le processus de mise en œuvre d’une prestation ou sur une chaîne de production, ces dépenses fixes sont incontournables. De plus, les frais généraux sont à prévoir indépendamment des performances de l’entreprise.

Pour les réduire, il convient de réévaluer les besoins réels et les alternatives. Acheter du matériel informatique reconditionné permet par exemple d’économiser jusqu’à 70% par rapport au neuf. De la même manière, l’utilisation d’une plateforme collaborative permet de réduire les impressions.

Les frais de déplacement sont assimilables aux coûts de fonctionnement. En ce sens, il convient de comparer les frais de transport et d’hébergement pour éviter les dépenses superflues.

Frédérique Moles
Par Frédérique Moles le 06/09/2022
Mis à jour le 06/09/2022
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